Administratief Medewerker Service & Spares

Als administratieve spil ben je verantwoordelijk voor een brede waaier aan taken binnen onze service- en onderdelenafdeling. Van serviceaanvragen en onderhoudsplanningen tot garantieclaims en het opvolgen van bestellingen – jij zorgt ervoor dat alles efficiënt en correct verloopt. Bovendien ben je communicatief sterk en werk je nauw samen met klanten, techniekers en collega’s.

________________________________________

Jouw verantwoordelijkheden

• Administratieve ondersteuning:

  - Ondersteunen van de service- en sparesafdeling bij het beheren van serviceaanvragen, garantieclaims en werkorders.
  - Verwerken en opvolgen van onderdelenbestellingen, inclusief controle van facturatie en garantieaanvragen.
  - Beheren van servicecontracten en toezien op een correcte afhandeling van garantieclaims, werkorders en facturen.

• Telefonie en receptie:

  - Eerste aanspreekpunt voor inkomende oproepen (15-20 per dag, seizoensgebonden tot 100 per dag).
  - Vragen beantwoorden, oproepen doorschakelen naar de juiste collega’s of zelfstandig oplossen waar mogelijk.
  - Samenwerken met Service om te evalueren hoe telefonie efficiënter kan worden georganiseerd.

• Werkorders beheren:

  - Jaarlijks opstellen van werkorders voor diverse toepassingen (o.a. voertuigen, beurzen, R&D, magazijn).
  - Controleren van werkorders (bijv. m.b.t. garantie, uit te voeren betalingen of ontbrekende gegevens).
  - Werkorders afsluiten in het systeem om zo te kunnen factureren.
  - Samenwerken met Business Analist (BA) en Finance om afsluit- en factureringsprocessen te optimaliseren.

• Facturatie:

  - Controleren en versturen van facturen, inclusief nakijken van prijzen en verkoopbaarheid van onderdelen in SAP.
  - Corrigeren van fouten zoals geannuleerde facturen of het opstellen van creditnota’s indien nodig.

• Garanties:

  - Afhandelen van alle garantieaanvragen voor onze machines en opvolgen van creditnota’s.
  - Samenwerken met collega’s om garantieprocessen vlot te laten verlopen.
  - Voorbereiding op een eventuele overdracht van garantiebeheer naar een nieuwe rol.

• Plannen van serviceactiviteiten:

  - Opvolgen en organiseren van onderhoudsplanningen en serviceactiviteiten.
  - Nauwe samenwerking met techniekers om te zorgen dat alle werkzaamheden tijdig en correct worden uitgevoerd.

• Mee nadenken en controleren:
  - Kritisch meedenken en collega’s aansporen: “Klopt dit?”, “Is dat juist?”, “Heb je alles meegeteld?”
  - Zelf initiatief nemen en logisch nadenken bij administratieve uitdagingen.

• Je hebt reeds administratieve ervaring, bij voorkeur in een service- of technische omgeving.

• Affiniteit met techniek is een pluspunt.

• Je bent communicatief sterk: Je bent klantgericht en schakelt makkelijk tussen klanten en collega’s.

• Je bent een organisatorisch talent: Je bent nauwkeurig, gestructureerd en behoudt het overzicht.

• Naast een goede kennis van Nederlands en Engels, is het een plsupunt om Duits en/of Frans te spreken.

• Je kan vlot overweg met de standaard Office programma's. Ervaring met ERP-systemen zoals SAP ERP is een pluspunt.

• Een aantrekkelijk salarispakket met o.a. maaltijdcheques t.w.v. €7, groeps- en hospitalisatieverzekering, niet-recurrent resultaat gebonden bonus CAO90, laptop, GSM, ....

• Een 40u-werkweek met 20 betaalde vakantiedagen, met daarbovenop 12 ADV-dagen, 2 dagen en 3 uren extra enveloppeverlof.

• Een gevarieerde job met diverse stakeholders.

• Ruimte voor eigen inbreng en ideeën.

• Een machtige, open werksfeer waar de mensen centraal staan.

• Leuke afterworks (bv. AVR-Café) en andere gezellige events (oa. Jaarlijkse teambuildingactiviteit).

• Last but not least, een machtig team 😊